Directiesecretaresse/Personal Assistant


 

Nationale Opera & Ballet is het huis van De Nationale Opera en Het Nationale Ballet. Beide toonaangevende gezelschappen worden door het rijk gerekend tot de topinstellingen. Internationaal behoren we met Opera & Ballet tot de top in de wereld. Met regisseurs, dirigenten, choreografen en ontwerpers van wereldniveau creëren, produceren en presenteren wij producties die behoren tot de (inter)nationale top. Daarnaast bieden wij kwalitatief hoogwaardige educatie- en participatieprojecten voor een breed publiek van jong tot oud. Ruim zeshonderd collega’s werken dagelijks samen aan de realisatie van onze ambitieuze programmering met een artistieke kwaliteit en vooruitstrevende techniek die ons uniek maken.

Voor het directiesecretariaat Opera zijn wij per direct op zoek naar een fulltime (38 uur/week):

 

DIRECTIESECRETARESSE / PERSONAL ASSISTANT M/V

 

De functie

In deze uitdagende functie ondersteun je op proactieve wijze de directeur Opera. Je anticipeert op zaken, ordent zaken, plant reizen, denkt met haar dagelijkse werk mee in ondersteunende zin, coördineert en bewaakt haar agenda, vormt het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties, selecteert en prioriteert in overleg, handelt aanvragen op professionele wijze af en bewaakt de voortgang van haar alledaagse werkafspraken. Je doet researchwerk ter ondersteuning van de artistieke werkprocessen. 

 

Binnen het directiesecretariaat van de opera organisatie verzorg je de algemene secretariële taken, waaronder agendabeheer, correspondentie en post, telefoon, notuleren van operavergaderingen en het archiveren van diverse documenten. Daarnaast en slechts ten dele, ondersteun je de zakelijk manager Opera in (aan de organisatie van de opera gerelateerde) projecten, vergaderingen en afspraken met medewerkers en partners. Je draagt bij aan het relatiebeheer van de operaorganisatie en ondersteunt de directeur Opera en zakelijk manager op actieve wijze bij het onderhouden van externe relaties.

 

De functie-eisen

Je functioneert op HBO/Academisch niveau en beschikt over een afgeronde secretariële opleiding. Daarnaast heb je minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris, office manager of PA in complexe organisaties. Je kunt goed plannen en organiseren, werkt gestructureerd en planmatig en bent goed in staat om het overzicht te behouden en de voortgang te bewaken.

Je werkt mee aan een warme en duidelijke cultuur in de organisatie en bent initiatiefrijk, kunt goed zelfstandig werken en je vindt het leuk om met anderen samen te werken. Je bezit goed ontwikkelde contactuele vaardigheden, hebt een klantgerichte en flexibele houding en bent stressbestendig. Je hebt een uitstekende beheersing van de Office-pakketten en de Nederlandse en Engelse taal -zowel mondeling als schriftelijk-, bij voorkeur uitgebreid met enkele andere moderne talen. Je bent bereid je werktijden af te stemmen op de werktijden van de directeur Opera.

 

Als jij jezelf herkent in de bovenstaande functiebeschrijving, en de kunstvorm opera waardeert, dan ben je meer dan welkom in het operateam.

 

Ons aanbod

Het salaris bedraagt minimaal € 2.610 en maximaal € 3.690 bruto per maand conform salarisschaal H van de cao voor Nationale Opera & Ballet. Dit is exclusief 8% vakantiegeld. Aanstelling vindt in eerste instantie plaats voor de duur van een jaar.

 

Informatie en procedure

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Anne-Marie Hoogland, zakelijk manager Opera, telefoonnummer 020-551 8348 of via a.hoogland@operaballet.nl.


Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Femke Theuws, P&O adviseur, telefoonnummer 020 -551 8371 of via f.theuws@operaballet.nl.


Belangstellenden kunnen tot en met 3 februari 2019 hun motivatiebrief met een cv insturen. Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen.


We verzoeken je de motivatiebrief in het Engels op te stellen.