Afdelingsassistent

Vanwege het vertrek van onze huidige medewerker zijn wij voor de afdeling Marketing, Communicatie & Verkoop (MCV) op zoek naar een


AFDELINGSASSISTENT (M/V)
(0,8 fte)

Ga jij de baan overnemen?

Wat ga je doen?
Met ruim 30 vaste en oproep medewerkers is MCV verantwoordelijk voor branding, pers, marketing, on- en offline uitingen en kaartverkoop. Als assistent van de afdeling ondersteun je op proactieve wijze het hoofd van de afdeling. Je anticipeert op en ordent zaken, denkt met het dagelijkse werk mee in ondersteunende zin, coördineert en bewaakt de agenda, selecteert en prioriteert in overleg, notuleert, behandelt correspondentie, e-mails en (aan)vragen op professionele wijze en bewaakt de voortgang van de werkafspraken. Op aanwijzing van het afdelingshoofd maak je presentaties en redigeer je notities en brieven.

Je vormt het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties. Ook neem je medewerkers van MCV werk uit handen bij de administratieve afhandeling van facturen, contracten en verlofmeldingen en je herinnert ze aan deadlines. Je bent de contactpersoon voor stagiairs en freelancers als fotografen, vertalers en externe redacteurs waarvoor je soms ook de contracten opstelt in overleg met de afdeling Personeel & Organisatie. Je beheert voor de afdeling het inkoopsysteem. Een enkele keer begeleid je een project, zoals de portretfotografie voor de website.

Wat vragen wij?
Je bent hét visitekaartje van de afdeling: je bent open, integer, gestructureerd, denkt vooruit en je zoekt de samenwerking op. Je bent een energieke persoonlijkheid met een sterk organisatorisch vermogen. Je bewaart het overzicht, ook als het hectisch is en bent oplossingsgericht. Verder ben je zelfstandig en neem je je verantwoordelijkheid.

Je hebt ervaring met secretariële werkzaamheden en het ondersteunen van een (grote) afdeling. Je beheerst de diverse office pakketten en je maakt je nieuwe systemen gemakkelijk eigen. Je schrijft foutloos Nederlands en je kunt je ook in Engels zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken.

Daarnaast vinden we het leuk wanneer je affiniteit met de kunstvormen opera en ballet hebt en verwachten we van je dat je een ambassadeur wilt zijn voor Nationale Opera & Ballet.

Ons aanbod
Het salaris bedraagt bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van leeftijd en ervaring, € 2.379,00 en maximaal € 3.357,00 bruto per maand conform salarisschaal G van de cao NO&B. Dit is exclusief 8% vakantiegeld. Aanstelling vindt in eerste instantie plaats voor de duur van een jaar.

Nationale Opera & Ballet streeft ernaar een afspiegeling van de samenleving te vormen. Om die reden nodigt zij kandidaten met een niet-Nederlandse culturele achtergrond nadrukkelijk uit te reageren.

Informatie en procedure
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Joke Manson, adviseur HR 020-551 8200.

Belangstellenden kunnen tot en met 19 mei 2019 een motivatiebrief met cv insturen. De gesprekken zullen gepland worden op 29 mei en 5 juni 2019.

 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld